Ausbildung zur/m Kauffrau/-mann für Büromanagement

 

↓ Lust auf einen kaufmännischen Beruf?

Du siehst dich als Allrounder im Büro? Dir liegen organisatorische Tätigkeiten, der Umgang mit Zahlen bereitet dir keine Probleme und du hast Spaß in der Kommunikation mit anderen Menschen? Dann ist der Beruf der Kauffrau/ des Kaufmannes für Büromanagement genau der Richtige für dich! Im Rahmen der 3-jährigen Ausbildung wirst du an 2 Tagen in der Woche in der Berufsschule und an 3 Tagen bei uns im Institut auf deine zukünftigen Aufgaben optimal vorbereitet. Du erlernst hierbei alle notwendigen theoretischen und praktischen Fähigkeiten, um später kaufmännische Tätigkeiten ausüben zu können.


↓ Hast du schon gewusst?

Ausbildungsbeginn ist der 15. August 2024. Wusstest du übrigens, dass du deine Ausbildung auch verkürzen kannst? Wir bieten guten Auszubildenden immer die Möglichkeit, die Ausbildungszeit auf 2,5 Jahre zu reduzieren. Darüber hinaus ermöglichen wir dir, eine Vielzahl von Weiterbildungen während deiner Ausbildung zu besuchen.


↓ Was kannst du bei uns lernen?

Dich interessiert der gesamte Bestellprozess eines Produktes? Du hast Spaß daran, verschiedene Angebote bei Lieferanten einzuholen, Konditionen auszuhandeln und diese anschließend anhand definierter Kriterien miteinander zu vergleichen? Du möchtest wissen, wie es nach erfolgter Bestellung und Lieferung weitergeht? All dies erlernst du bei uns im Einkauf. Hier zeigen wir dir den gesamten Ablauf einer Bestellung bis zur endgültigen Verbuchung der Rechnung. Du hast Lust zu erfahren, wie sich die Verbuchung der Rechnung danach auswirkt?  Du möchtest lernen, warum wie die Finanzen immer im Blick haben? Dies und noch vieles mehr lernst du in unserer Finanzbuchhaltung. Darüber hinaus denkst du, dass unsere Forscher nur in Dortmund tätig sind? Du glaubst, Kommunikation findet nur noch über das Internet statt? Unsere Forscher reisen durch die ganze Welt. Hierfür müssen sie Reisekostenanträge bei uns einreichen. Wie diese bearbeitet werden und welche weiteren Aufgaben damit verbunden sind, zeigen wir dir in unserer Reisekostenabteilung. Nebenbei gehst du auch gerne auf Menschen zu? Du möchtest erfahren, wie neue Mitarbeiter eingestellt werden und welche Fragen im weiteren Verlauf auftauchen? Dir bereitet es große Freude, unseren Mitarbeitern bei Fragen jeglicher Art zu helfen? In unserer Personalabteilung vermitteln wir dir hierbei das gesamte Spektrum vom Eintritt bis zum Austritt eines Mitarbeiters.


↓ Wie läuft dein 1. Arbeitstag ab?

Deinem 1. Arbeitstag kannst du mit voller Vorfreude entgegenblicken. Zunächst werden wir dich in Empfang nehmen und dir einige Informationen aus den Bereichen des Datenschutzes und der Arbeitssicherheit mit an die Hand geben. Außerdem erhältst du alle notwendigen Zugangsberechtigungen. Anschließend führen wir dich durch unser Institut und du lernst deine ersten Ansprechpartner kennen. Im Anschluss daran laden wir dich zu einem gemeinsamen Mittagessen mit deinen neuen AzubikollegInnen ein. Danach nehmen wir dich wieder mit in unsere Verwaltung, stellen dir deine neuen KollegInnen vor und du kannst mit deiner Ausbildung bei uns starten!


↓ Deine Frage, unsere Antworten

1. Wie kann ich mich bewerben?
Bitte sende uns deine vollständige Bewerbung als PDF-Dokument an ausbildung2024@mpi-dortmund.mpg.de.

2. Welche Unterlagen werden benötigt?
Bitte füge deiner Bewerbung ein Motivationsschreiben, einen lückenlosen Lebenslauf und Kopien deiner letzten Zeugnisse bei. Zusätzlich kannst du uns auch gerne Bescheinigungen für geleistete Praktika, erlernte Sprachen oder Bestätigungen zu Auslandsaufenthalten zusenden.

3. Welche Bewerbungsfristen muss ich einhalten?
Für eine Ausbildung bei uns solltest du dich ca. zwölf Monate vor dem Ausbildungsbeginn bewerben.

4. Wann kann ich mit einer Rückmeldung rechnen?
Nachdem du deine Bewerbung an uns verschickt hast, bekommst du von uns automatisch einen Eingangsbescheid.

5. Wie sieht der weitere Auswahlprozess aus?
Nach Bewerbungsschluss werden wir alle Bewerbungen sichten und eine Vorauswahl von geeigneten Kandidaten treffen. Hast du uns mit deiner Bewerbung überzeugt, laden wir dich zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch mit den verantwortlichen Ausbildern ein.

6. Findet vor dem Vorstellungsgespräch ein Einstellungstest statt?
Für uns steht deine Persönlichkeit im Vordergrund. Wir wollen dich kennenlernen und wissen, warum dich eine Ausbildung an unserem Institut interessiert. Ein klassischer Einstellungstest findet bei uns in der Verwaltung deshalb nicht statt.

7. Was erwartet mich im Bewerbungsgespräch und wie kann ich mich darauf vorbereiten?
Im Bewerbungsgespräch möchten wir erfahren, warum du dich bei uns beworben und welche Vorstellungen du von einer Ausbildung bei uns hast. Wir möchten außerdem herausfinden, ob du mit deiner Persönlichkeit zu unserem Team passt. Deshalb ist eine Vorbereitung nicht zwingend notwendig. Sollten uns jedoch bestimmte Punkte zu deinem Motivationsschreiben oder Lebenslauf aufgefallen sein, könnten wir hierzu noch Fragen stellen. Darüber hinaus kannst du dir vorab natürlich auch Fragen aufschreiben, die du im Vorstellungsgespräch gerne stellen möchtest.

8. Wie geht es nach dem Vorstellungsgespräch weiter?
Nach Abschluss der Vorstellungsgespräche werden wir diese gemeinsam im Team auswerten. Hast du uns sowohl mit deiner Bewerbung als auch im Vorstellungsgespräch überzeugt, werden wir uns zeitnah bei dir melden und dir einen Ausbildungsvertrag an unserem Institut anbieten. Bei Interesse geben wir dir außerdem die Möglichkeit, vor Ausbildungsbeginn einen Probearbeitstag in unserer Verwaltung durchzuführen. In allen anderen Fällen erhältst du aber auch noch einmal eine Rückmeldung von uns.  


Haben wir dein Interesse geweckt?

Dann bewirb dich jetzt bei uns! Bitte sende uns ein Motivationsschreiben, einen lückenlosen Lebenslauf und Kopien deiner letzten Schulzeugnisse zu. Gerne kannst du uns auch Bescheinigungen für geleistete Praktika, erlernte Sprachen oder Bestätigungen zu Auslandsaufenthalten zusenden. Der nächste Ausbildungsbeginn ist der 15. August 2024. Bewerbungsschluss hierfür ist der 30 September 2023. Der Bewerbungsprozess ist bereits abgeschlossen.

 

Erfahrt mehr über eine Ausbildung am Max-Planck-Institut

Unsere ehemalige Auszubildende Chantal hat ihre Ausbildung zur Bürokauffrau an unserem Institut im Zeitraum von 2011 – 2014 in der Verwaltung absolviert. Im Rahmen ihrer Ausbildung wurde Chantal zudem mit dem MPG-Azubipreis ausgezeichnet. Nach erfolgreichem Abschluss ihrer Ausbildung war sie zunächst für einige Jahre im Bereich der Reisekosten beschäftigt. Dort war sie für unsere Mitarbeiter*innen Ansprechpartnerin für alle Fragen rund um die Dienstreise. Aktuell ist Chantal in der Personalverwaltung tätig.

1. Was hat dir während der Ausbildung besonders gut gefallen?
An meiner Ausbildung hat mir besonders gut gefallen, dass es so abwechslungsreich war. Zunächst konnte ich die einzelnen Bereiche im Institut kennenlernen. Anschließend durfte ich direkt im Lager mithelfen. Danach wurde ich in verschiedenen Bereichen der Verwaltung eingesetzt und konnte somit einen guten Überblick bekommen. Am Ende der Ausbildung konnte ich bereits eigenständige Aufgaben übernehmen und war ein fester Bestandteil der Verwaltung.

2. Wieso kannst du die Ausbildung bei uns weiterempfehlen?
Mit dieser Ausbildung kann man später überall arbeiten und hat einen guten Grundstein gelegt. Nach der Ausbildung hat man gute Einblicke in den Verwaltungsalltag bekommen und kann sich im Prinzip aussuchen in welche fachliche Richtung man gehen und in welchem Bereich man sich spezialisieren möchte.

3. Was macht dir an deiner jetzigen Tätigkeit vor allem Spaß? Ich arbeite mit sehr vielen unterschiedlichen Menschen zusammen. Zudem lernt man immer wieder neue Leute aus der ganzen Welt kennen. Man darf für die Wissenschaft ein guter Service sein. Außerdem ist das Aufgabengebiet sehr vielseitig, man lernt immer wieder Neues kennen und kann seine Fähigkeiten ausbauen.


 

Anna Zangl, Kauffrau für Büromanagement,
Studentische Hilfskraft im Bereich der Reisekostenabrechnung

Anna Zangl hat 2021 ihre Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement am Max-Planck-Institut in Münster abgeschlossen. Als sie sich danach für ein Studium in Dortmund entschied, konnte sie problemlos vom Institut in Münster nach Dortmund wechseln. Heute ist Anna im Bereich der Reisekosten tätig und plant die Dienstreisen für die Mitarbeitenden. Im Interview erzählt sie von ihrer Ausbildungszeit, von Verantwortungsübernahme und selbstständigem Arbeiten und auch von der Interaktion mit den Mitarbeitenden in der Personalabteilung, die ihr besonders Spaß macht. 
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